Organiser un séminaire offre à la fois des avantages pour l’entreprise, mais affecte aussi la motivation des employés. Toutefois, pour en tirer le maximum de profit, il faut savoir bien l’organiser pour sa réussite. Voici quelques conseils qui vous seront utiles.
Pourquoi organiser un séminaire d’entreprise ?
Avant toute chose, il convient de revoir l’importance d’organiser un séminaire d’entreprise et un team building. Il y a une kyrielle d’avantages à cet événement, à savoir :
- booster la motivation des employés ;
- prendre un jour de repos pour reformer mentalement les équipes ;
- renforcer la cohésion et l’esprit d’équipe ;
- proposer de nouvelles idées, des formations, de nouvelles stratégies en amont et en aval, intégration ;
- une occasion de s’intégrer et de faire connaissance en dehors des locaux de travail ;
- améliorer la performance et la productivité au sein de l’entreprise ;
- présentation d’invités et de partenaires.
Les conseils pratiques pour réussir un séminaire d’entreprise
Ce n’est pas une tâche facile de réaliser et de réussir un séminaire d’entreprise. Il y a quelques conseils et astuces pour faciliter son organisation.
Poser et fixer des buts au préalable
Pour que le séminaire d’entreprise soit un succès, il faut tout d’abord définir les objectifs au préalable. Quel est le but de ce type d’événement ? Cela peut être la présentation d’un nouveau collaborateur ou encore pour présenter une nouvelle stratégie adoptée par la société. C’est ce qui va d’ailleurs définir la nature du séminaire, pour mieux orienter les activités par rapport à la thématique.
Bien connaitre les participants
En second lieu, les organisateurs doivent connaitre les participants. Cela va permettre de :
- connaître la dynamique de chaque équipe ;
- le profil et les intérêts de chacun ;
- la disponibilité de chaque participant ;
- la communication entre les salariés.
De cette manière, il est plus facile de mieux organiser les activités et les équipes au cours de la journée. C’est en vue de solliciter la participation de tous, et pour que personne ne s’ennuie toute la journée.
La connaissance des participants permettra également de choisir quelques détails de l’événement : type de lieu, jour de l’événement, etc.
Choisir un lieu et une date au préalable
Il faut prendre du temps pour choisir le lieu et la date du séminaire d’entreprise. Pour cela, l’organisateur doit se référer par rapport au profil des participants. Le lieu à choisir dépend des gouts de chacun, il suffit juste de trouver l’équilibre. Il est conseillé d’opter pour le choix des lieux extérieurs au bureau. Dans certains cas, un séminaire en plein air peut être une bonne idée.
Pour la date, il faut veiller à choisir une date qui convient à tous. Il est préconisé d’opter pour un jour de la semaine. En effet, accaparer le week-end des employés n’est pas une bonne solution. Ce sont les seuls moments qu’ils peuvent passer entièrement avec leur famille. Il y aura donc un faible taux de participation.
Choisissez et communiquez la date et le lieu quelques semaines à l’avance. Les employés auront ainsi le temps d’arranger leur emploi du temps en fonction de cela.
Faire un planning complet
Pour assurer la réussite de votre séminaire d’entreprise, vous devez faire un planning complet de l’évènement, au moins un mois avant le jour J. Prenez en compte à cet effet :
- le transport en fonction du nombre de places ;
- la prestation des animateurs ;
- le choix de l’heure ;
- la restauration ;
- l’hébergement en fonction de la durée de l’évènement.
De nombreuses entreprises font d’ailleurs appel à des professionnels pour les aider à planifier l’événement étape par étape. Il faut une coordination entre tous ces points.
Bien programmer les activités de la journée du séminaire
Organiser à l’avance toutes les activités à faire au cours de la journée, pour éviter les moments creux. Cela permet également d’attribuer les heures de festivités et les heures destinées aux objectifs de l’entreprise. Faites appel aux services d’un animateur pour égayer la journée, et même la soirée si le séminaire s’étend sur plusieurs jours. Vous pourrez engager des animations d’activités ludiques, des animations de danse et bien d’autres encore.
Prévoir un budget précis
Pour l’organisation du séminaire d’entreprise, vous devez prévoir un budget bien précis dans le cadre de l’évènement. C’est d’ailleurs pour cela qu’il est très judicieux de connaitre la date, le lieu et le nombre de participants au préalable. Le budget ne devrait pas être une grosse charge sur le Livre de comptes, mais cela ne veut pas dire qu’il faut un budget restreint.
